ç
وظائف الإدارة ( الوظيفة الاولى التخطيط )
☼
التخطيط
أ-
تحديد أهداف معينه ومعرفة أهم سبل تحقيقها .
ب-
التخطيط في الوقت الحاضر لما هو مستقبلي .
ج-
التنبؤ لما سيكون عليه المستقبل مع الاستعداد لمواجهته .
♣
مميزات التخطيط
أ-
يركز على هدف معين .
ب-
يهتم التخطيط بالزمن .
ج-
أنه مستقبلي لما سيكون عليه العمل .
د-
أنه تنبؤي .
♣
فوائد التخطيط :.
أ-
يساعد في حل مشكلات المستقبل .
ب-
تنظيم العمل .
ج- يساعد على التنسيق بين الأهداف وتحقيقها .
د-
يساعد في وضع الأهداف وبوجود الأهداف تحدد الاتجاهات .
و-
الرقابة المستمرة على العمل .
♣
أنواع التخطيط :.
حسب
الفترة الزمنية :
أ- طويلة الأجل ( 3-10)
سنوات .
ب- متوسطة الأجل ( 1-3)
سنوات .
ج- قصيرة الأجل ( أسبوعيه
، شهريه ، سنوية ).
♣
التصنيف حسب المستوى الإداري
1/
مستوي الإدارة العليا : تقوم به الإدارة العليا ( الرئيس ، نائب الرئيس )
وتتميز
بالبعد الاستراتيجي ( خطة إستراتيجية ) طويلة الأجل .
2/
مستوي الإدارة الوسطى : ويقوم بها مساعدو المدير ورؤساء الأقسام
وتتميز بالبعد التفصيلي ( خطة تفصيلية أو
تكتيكية ) .
3/
التخطيط على مستوي الإدارة الدنيا : ويقوم به المشرفون وتتميز
بالبعد
التشغيلي ( خطة تشغيلية ) .
|
المستوي الإداري
|
نوع الخطة
|
فترة الخطة
|
|
الإدارة العليا
|
إستراتيجية
|
طويلة الأجل
|
|
الإدارة الوسطى
|
تفصيلية وتكتيكية
|
متوسطة الأجل
|
|
الإدارة الدنيا
|
تشغيلية
|
قصيرة الأجل
|
♣
عناصر التخطيط
أ- الهدف :.
الغاية المراد
تحقيقها ويجب أن ترتب الأهداف بشكل هرمي .
* مميزات الأهداف أو
الشروط الواجب توفرها في الهدف :
1.
وضوح الهدف .
2.
مشروعية الهدف : أي يتوافق مع العادات والتقاليد .
3.
واقعية الهدف
: أي ممكن التحقيق حسب الإمكانات .
4.
قابلية القياس
: أي أنه قابل للقياس والمتابعة .
♣
القواعد
ما يجب وينبغي القيام
به وما لا ينبغي القيام به .
♣
الإجراءات
سلسلة الأعمال
والخطوات والمراحل التي يجب أتباعها .
♣
السياسات
الإطار الموجة لعملية
تنفيذ القرارات وهي المبادئ والقوانين التي تضعها المؤسسة لكي يسترشد بها العاملون
.
♣ خطوات التخطيط
ï تحديد الأهداف
بوضوح الهدف وواقعيته ومشروعيته (زيادة المبيعات بنسبة10%
خلال 3 سنوات).
ï
جمع المعلومات
جمع المعلومات
جمع المعلومات عن الماضي والحاضر والمستقبل
وتتطلب تقديم ظروف الماضي والمستقبل .
ï وضع الافتراضات
وذلك بوضع افتراضات معينه حول الظروف
التي يمكن أن يتعرض لها المشروع .
* الافتراضات طرفان :
1/ أن تكون مشجعه وموجبة .
2/ أن تكون مثبطة وسالبة .
ï تحديد البدائل والاختيار
من بينها
مثال ( بدائل لتحقيق هدف زيادة 10% من المبيعات ) .
Θ
البيع بسعر أقل .
Θ
إدخال تغيرات على السلعة .
Θ
البحث عن أسواق جديدة
ï التنفيذ وتقويم النتائج
وتختص هذه الخطوة بوضع البديل الذي تم اختياره
موضع التنفيذ وتقويم
النتائج .
☼
اتخاذ القرارات والعملية الإدارية
Ø
تعريفات اتخاذ القرارات
- الإدارة هي اتخاذ قرارات (اتخاذ
القرارات هي صلب العملية الإدارية ).
-
جميع المستويات الإدارية تتخذ قرارات من أجل تحقيق هدف المنشأة .
- تعتبر وظيفة اتخاذ القرار هي
جوهر ومحور العملية الإدارية فلا فائدة للتخطيط والتنظيم والرقابة بلا وظيفة اتخاذ
القرار .
Ø
أنواع القرارات
1-
قرارات طويلة الأجل .
2-
قرارات قصيرة الأجل .
3-
قرارات فورية وسريعة وقرارات تحتاج لفكر وروية .
4-
قرارات فردية وقرارات جماعية .
5-
قرارات إستراتيجية وقرارات خاصة بالأهداف .
6-
قرارات تنظيمية وقرارات إدارية .
7-
قرارات مبرمجة وقرارات غير مبرمجة .
* قرارات مبرمجة :
قرارات تتخذ بشكل روتيني وبشكل متكرر في مواقف معينة .
* قرارات غير مبرمجة
: قرارات تتخذ في ظل عدم التأكد وتتحمل مخاطر عالية .
Ø
مصادر عدم التأكد في القرارات غير المبرمجة .
ü
الوقت والتكاليف ويعتبران محددان لجمع معلومات كافية .
ü
عوامل اجتماعية وسياسية .
ü
الظروف البيئية .
ü
التغيرات السريعة في التقنية .
|
مقارنه بين القرارات المبرمجة و
القرارات غير المبرمجة
|
||
|
نوع المقارنة
|
القرارات المبرمجة
|
القرارات غير المبرمجة
|
|
طبيعة المهمة
|
واضحة
|
غير واضحة
|
|
توفر المعلومات
|
متوفرة
|
محدودة
|
|
توفر البدائل
|
متعددة
|
نادرة / محدودة
|
|
المستوى الإداري لمتخذي
القرار
|
الوسطى والدنيا
|
الإدارة العليا
|
|
درجة المخاطرة
|
قليله
|
كثيرة
|
|
الاعتماد على القواعد
والإجراءات
|
دائماً
|
نادراً
|
Ø
خطوات اتخاذ القرار:.
1.
تحديد المشكلة ( تشخيص المشكلة ).
2.
جمع المعلومات .
3.
طرح البدائل واختيار البديل المناسب .
4.
تنفيذ الحل .
5.
متابعة تنفيذ الحل .
Ø
الأسلوب الجماعي في اتخاذ القرارات
ù
من أسباب الاعتماد على الأسلوب الجماعي ما يلي
1. الإبداع : فالمشاركة تؤدي إلي توليد الأفكار وطرح
البدائل .
2. الالتزام بالتنفيذ .
3. المعلومات : فرئيس
الوحدة لا يملك لوحدة جميع المعلومات في المشكلة الجماعية في اتخاذ القرار يؤدي
إلي توفير كم هائل من المعلومات .
*
الإيجابيات / المزايا في الأسلوب الجماعي
T
التأكيد على مبدأ الشورى .
T
طرح أكثر من بديل .
T
القبول (الالتزام بالتنفيذ) .
T
رفع الروح المعنوية .
T
الوصول إلي قرارات أفضل .
*
السـلبيات في الأسلوب الجماعي
T
استهلاك الوقت .
T
تستتب المسؤولية .
T
الهيمنة من قبل بعض الأعضاء .
