وظائف الإدارة (الوظيفة الثانية التنظيم)

☼           التنظيم

×               تعريفات التنظيم

التعريف الأول

هو نظام ينسق العلاقات الإدارية ويحدد الوظائف ويكون العمليات الإدارية .

التعريف الثاني

توزيع المسؤوليات والتنسيق بين كافة العاملين بشكل يضمن تحقيق أكبر قدر ممكن من الأهداف المرجوة .

×               عناصر التنظيم

1.    تحديد الأهداف وتحديد النشاطات المطلوب تحقيقها .

2.    تصنيف وتقسيم الأعمال (تجميع الأعمال المطلوبة

     وتحديد المتشابه فيها في تخصص واحد).

3.    تحديد مواصفات ومؤهلات العاملين .

4.    تحديد المسؤوليات والسلطات واختيار العاملين المناسبين .

5.    وضع العناصر السابقة في خريطة تنظيمية .

×                أهداف التنظيم

  ‌أ-      وضع الإطار العام لتنفيذ الخطط والبرامج المختلفة لتحقيق هدف معين .

‌ب-      تجميع المصادر اللازمة لتحقيق هذا الهدف .

‌ج-      وضوح الإجراءات والقواعد اللازمة لتحويل المصادر إلى الإنتاج .

‌د-      إيجاد التوازن بين الأهداف والمصادر والنتائج باستخدام الأسلوب الأمثل .

×                مواصفات التنظيم الإداري الناجح

1.          التغطية الشاملة عدم إهمال أي وظيفة بدون مسئول .

2.          الوضوح أن يعرف كل شخص واجباته وصلاحياته .

3.          التوازن بين الصلاحيات المخولة للشخص ومسؤولياته .

×                أنواع التنظيم

أولاً / التنظيم الرسمي : هو التنظيم الذي يحدد العلاقات والمستويات الإدارية للأعمال التي يقوم بها الأفراد والجماعات وتوزيع المسؤوليات والواجبات بطريقة تسمح بأداء العمل في كل وحدة إدارية .

ثانياً / التنظيم غير الرسمي : هو مجموعة من العلاقات التي تنشأ وتستمرين العاملين بسبب وجودهم في مكان واحد للعمل واشتراكهم في مشكلات وأهداف متشابهه .

التنظيم الرسمي	التنظيم غير الرسمي
ينتج من الأهداف والمهام الرسمية	ينتج من تجمع الأفراد داخل المنظمة
أهداف التنظيم الرسمي تحقق بكفاءة عاليه	الأهداف تحقق إشباع الفرد
هدف الفرد تأدية العمل	هدف الفرد إشباع حاجة ماديه ومعنوية
طبيعة العلاقة رسميه إداريه	طبيعة العلاقة اجتماعيه
الاتصالات تتم وفق شكل هرمي	الاتصالات تتم وفق تأثير النفوذ

×                مبادئ التنظيم

مبادئ التنظيم

هي الأسس والتوجيهات التي يفضل الاسترشاد بها عند تصميم الهيكل التنظيمي للمؤسسة وبيان كل وحده إدارية ،والتنظيم عدة مبادئ وهي كما يلي :

ç       المبدأ الأول

( مبدأ الهدف ) أي لابد من وضوح الهدف والغاية وهذا بدورة يؤدي إلي تنمية الخطط وتركيز جهود الأفراد .

ç       المبدأ الثاني

(مبدأ الوظيفة) أي أن على التنظيم مراعاة متطلبات وصلاحيات الوظيفة ومسؤولياتها بغض النظر عن الشخص الذي يشغل هذه الوظيفة .

ç       المبدأ الثالث

(مبدأ التخصيص وتقسيم العمل) أي تخصص أجزاء معينة من عمل معين بين عدد معين من أعضاء التنظيم بدلاً من أن يقوم شخص واحد بعدة أعمال ،فتقوم بتقسيم الأعمال إلى أعمال فرعية وبعدها إسناد كل وظيفة لشخص معين مما يؤدي إلى أداء العمل بنشاط أكبر.

ç       المبدأ الرابع

(مبدأ وحدة القيادة) لابد أن يتلقى المرؤوسين والموظفين الأوامر والتوجيهات من شخص واحد لأن ذلك يضمن تحديد المسؤولية وتوحيد جهود العاملين .

ç       المبدأ الخامس

(مبدأ نطاق الأشراف) عدد العاملين الذي يُشرف عليهم مدير واحد يختلف العدد

من وحده لأخرى .

ç       المبدأ السادس

(مبدأ تساوي السلطة "الصلاحية" والمسؤولية)

تعريف السلطة : الصلاحيات المخولة لشغل الوظيفة وتتضمن حق إصدار الأوامر والتعليمات وحق اتخاذ القرارات في حدود معينة .

تعريف المسؤولية : محاسبة الآخرين على أداء الأعمال والوظائف .

ç       المبدأ السابع

(مبدأ المركزية واللامركزية)

المـركـزيـة : نقل سلطة القرار وتركيز الحجم الأكبر من السلطة للإدارة العلياء .

اللامركزية : نقل سلطة القرار وممارستها من المستويات الإدارية العليا إلى الدنيا .

ç       المبدأ الثامن

(مبدأ تفويض السلطة) يجب أن تكون السلطة المفوضة للموظف تتناسب مع مقدرته .

ç       المبدأ التاسع

(مبدأ التنسيق) العمل على توفيق وتحقيق الانسجام بين الوحدات الإدارية المختلفة لأداء الأعمال وتحقيق الأهداف .

ç       المبدأ العاشر

(مبدأ المرونة) أي أن يكون التنظيم مرناً قابلاً للتغير مع المتغيرات الداخلية والخارجية التي تحيط بالمنظمة .

×                خصائص التنظيم الفعال

التنظيم الفعال : هو الذي يساعد المنظمة على تحقيق أهدافها بأقل التكاليف

وخصائصه هي كما يلي :

1- تخفيف التكاليف .	3- التطوير والأبدع .
2- التنسيق بين كافة الوحدات .	4- تنمية وتفعيل الرقابة الذاتية للفرد .

�      الهيكل التنظيمي

النموذج الذي يعكس طبيعة التعامل والتنسيق المصمم من قبل الإدارة وذلك من أجل الرابط بين المهام في المنظمة وذلك لتحقيق أهداف المنظمةَ

�      عناصر الهيكل التنظيمي

1.    تحديد المهام والمسؤوليات .

2.    تجميع المراكز الوظيفية للعاملين على شكل وحدة إدارية .

3.    آليات وسبل التنسيق بين الوحدات المختلفة.

�      الخريطة التنظيمية

الخريطة التنظيمية : هي عبارة عن رسم بياني يصور لنا الخطوط العريضة للهيكل التنظيمي ، وتبين الخريطة التنظيمية ما يلي :

                    ‌أ-الوظائف الرئيسية في المنظمة .

              ‌ب-علاقات المسؤولية .

                ‌ج-قنوات الاتصال الرسمية .

�       الدليل التنظيمي

هو وثيقة تفسيرية للهيكل التنظيمي فهو يعطي تفصيلاً لجميع الأنشطة داخل المؤسسة والأعمال التي تتم داخل الخريطة التنظيمية.

ويتضمن ما يلي :

(1)       السبب وراء إعداد هذا الدليل وأهميته للشركة .

(2)       نبذه تاريخية عن المنظمة (نشأتها ، أهدافها ، وانجازاتها .. ).

(3)       الهيكل التنظيمي .

(4)       الخارطة التنظيمية .

(5)       وصف مهام الوحدات الإدارية .

العلاقات العامة احد مكونات المزيج الترويجي

العلاقات العامة احد مكونات المزيج الترويجي

تعمل العلاقات العامة كجزء من مكونات المزيج الترويجي لما لها من أهمية كبيرة في مساعدة رجال التسويق في خلق صورة ايجابية عن المؤسسة  وهذا ما سيتضح من التقديم التالي /

العلاقات العامه  هى هى أى نشاط يروج لصوره إيجابيه عن منشأتك أو ما تنتجه, ويعزز السمعه الطيبه لهما. العلاقات العامه هى فن وعلم بناء العلاقات بين المنشأه  والمستهلكين المستهدفين. كما إنها تلعب دور أساسى فى مساعده المنشآت التجاريه على خلق علاقات قويه مع الجمهور. كما إنها تشمل الإشراف وتقييم إتجاهات الجمهور والمحافظه على العلاقات المتبادله والتفاهم بين المنشأه وجمهورها. ومن وظائف العلاقات العامه هى تحسين قنوات الإتصال وتشكل طرق جديده لإقامه تدفق مزدوج الطريق لتدفق المعلومات والتفاهم

تعريف العلاقات العامة :

• تعريف العلاقات العامة في قاموس اكسفورد((العلاقات العامة هي الفن القائم على اسس علمية لبحث انسب طرق التعامل الناجحة المتبادلة بين المنظمة وجمهورها الداخلي والخارجي لتحقيق اهدافها مع مراعاة القيم والمعيير الاجتماعية والقوانين والاخلاق العامة بالمجتمع))

• الجمعية الدولية للعلاقات العامة ((هي وظيفة إدارية دائمة ومنظمة تحاول المؤسسة العامة أو الخاصة عن طريقها ان تحقق مع من تتعامل أو يمكن ان تتعامل معهم التفاهم والتأييد والمشاركة، وفي سبيل هذه الغاية على المؤسسة ان تستقصي راي الجمهور ازاءها وان تكيف معه بقد الإمكان سياستها وتصرفاتها وان تصل عن طريق تطبيقها لبرامج الاعلام الشامل إلى تعاون فعال يؤدي إلى تحقيق جميع المصالح المشتركة))

اهداف العلاقات العامة

• التعريف بالمؤسسة والحصول على المعلومات والاتصال والتنسيق والتخطيط والتقييم والتنسيق.
• التعريف بنشاط الجهاز ((وسيلة في التعريف الصحيح المقنع بنشاط الجهاز وكسب تاييد الجمهور والرضى عنه))
• البحث وجمع المعلومات ((اجراء بحوث الراي والاستطلاع وجمع معلومات عن الشركات المنافسة ومنتجاتها وجماهيرها وكذلك معلومات عن الشركة ومنتجاتها))
• الاتصال ((توفير قنوات الاتصال المناسبة في الاتجاهين من المنظمة إلى الجماهير ومن الجماهير إلى المنظمة ام عن طريق الاتصال الشخصي أو الاتصال الجماهيري))
• تخطيط برامج العلاقات العامة وتنفيذها ((تضع خطط وقائية وعلاجية لتحسين صورة المنشاة الذهنية لدى الجماهير وتقسم إلى خطط طويلة ومتوسطة وقصيرة المدى))
• التقييم ((تقوم بتقيم برامجها وخططها تقيم قبلي وتقيم مرحلي (أثناء التنفيذ) وتقيم بعدي))
• التنسيق ((تعتبر جهاز تنسيقيا بين ادارات المنشاة المختلفة، وكذلك التنسيق بين المنشاة وجماهيرها)).....
• التواصل ((يعتبر رجل العلاقات العامة النقطة الموصلة بين الاقسام داخل الشركة وتعتبر جزء لايتجزء من قسم التسويق ))

فوائد العلاقات العامة

تزيد من حجم المبيعات:ــ

بإستهداف مجموعه من المشترين المتوقعين, يمكنك تعريفهم  بظهورالمنشأه وبذلك تنمى قاعده الزبائن. فى كل مره يقرأ الجمهور إسم منشأتك ويربطوه بشىء إيجابى, سوف يقوى إدراكهم للمنشأه ويساعدهم على التفريق بين المنشأه منافسيها

بنى المصداقيه :ــ

عند بدأ مشروع عاده ما تحتاج إلى بناء مصداقيته بسرعه لتنافس المنشآت القائمه بالفعل فى نفس المجال. بوضع نفسك كخبير فى مجالك, يمكنك جذب إهتمام الإعلام بك كمصدر لمقالات متخصصه منشوره فى صحيفه أو فى حديث إذاعى أو تلفزيونى. بمجرد أن تظهر مقاله تتكلم عنك ستجد كثير من الجمعيات والإتحادات تطلب منك إلقاء محاضرات أو المشاركه فى مناقشات عن المنشأه وما تنتجه وبذلك تقوى مصداقيتك لإنك تظهر أوتتكلم فى برنامج أو أى وسيله إعلاميه دون أن تدفع مقابل ذلك

تأسيس علاقه مع العملاء :ــ

ليس كافيا أن تكسب عميل جديد. إنك فى حاجه لإقناع العميل الجديد أن يكرر تعامله مع منشأتك وتكرار شراؤه منتجاتك. بربط دعايه العلاقات العامه مع هدف جذب عمليات الشراء المتكرره ,يمكنك بناء ثقه المستهلك وتقويه علاقته بالمنشأه

إختراق أسواق جديده :ــ

عند دخولك سوق جديد أو بدأ منتج أو خدمه جديده, عليك إخطار المشترين الحتملين إنك تفتتح مشروعك. إن العلاقات العامه يمكنها التواصل و جذب العملاء وأعلامهم عن ما تبيع

جذب المستثمرين :ــ

يمكن للعلاقات العامه أن تقدمك لقطاع المستثمرين. عندما يراك المستثمرون كمتحدث عن الصناعه التى تعمل فى مجالها  بإجاده فى الإتحادات والجمعيات أو المؤتمرات سينظروا إليك كخبير فى مجالك وبالتالى قد يعرضوا  عليك المشاركه أوالتمويل . المستثمرون يحبوا أن يروا شخصا فاعلا نشطا يروج جيدا لمشروعه بعلاقات عامه قويه ويزيد بذلك من دائره عملائه وبالتالى أرباحه

 تحقق أقصى إمكانيات المنشأه:ــ

العاملين فى مجال العلاقات العامه للمنشأه يمكنهم تزويدها بالتغذيه الراجعه نتيجه إحتكاكهم بالجمهور وعلاقاتهم بالعاملين فى نفس المجال. هذه التغذيه الراجعه تأخذ شكل بحث يحدد مدى رضا الجمهور وما ينقصهم أو يحتاجوه كما يوضح ما يغضبهم ويرفضوه أو يطلبوه حتى تتمكن المنشأه من تحسين أداؤهم ومنتجاتهم

مهارات موظف العلاقات العامه :ــ

عاده ما يظن الجمهور إن وظيفه العلاقات العامه وظيفه مبهره تشمل الحفلات , غذاء عمل أو عشاء عمل والتعرف على شخصيات كثيره أو شخصيات هامه. ولكن الحقيقه هى ساعات عمل طويله , وعمل شاق متواصل لبناء والمحافظه على استمراريه العلاقات مع الجمهور

مهاره إظهار صوره إيجابيه للمنشأه :ــ

بعض الأفراد ينظروا للعلاقات  العامه على إنها فن المداوره. أى الدوران حول موضوع يسىء للمنشأه وتحويله إلى موقف يفيد المنشأه.هذا صحيح لأن جزء من أهداف العلاقات العامه هو إظهار المنشأه بصوره إيجابيه مهما حدث دون إستخدام الغش فى تحقيق ذلك

ومما تقدم نرى ان العلاقات العامة تلعب دور كبير في اظهار صورة ايجابية للمنشأة كنوع من الترويج لها ولمنتجاتها مما يخدم ادارة التسويق ويساعدهم في بناء صورة  جيدة لدى  المجتمع والجمهور .

في انتظار تعليقاتكم .........

البيع الشخصيPersonal Selling احد مكونات المزيج الترويجي

البيع الشخصيPersonal Selling  احد مكونات المزيج الترويجي  

البيع الشخصى هو عملية اتصال مباشرة واقناع شخص لاخر  وهو الطريقة التي تحافظ على التواصل بين البشر

مميزات البيع الشخصي

• القدرة الكبيرة على الأقناع .
• العلاقة المباشرة بين رجل البيع والمستهلك (يوطد العلاقة ).
• المرونة في التعامل من خلال عملية التفاوض.
• تـوصيـل رسالـة البـيـع باللغـة التـي يفهـمها المستهلك .

عيوب البيع الشخصي

• القدرة المحدودة على تغطية عدد كبير من العملاء
• ارتفاع تكاليفه }رجل البيع{.
• الاسراف في المجهود المرتبـط بالعملية البيعة .

دور رجل البيع :

• إستجذاب العملاء}البحث عن عميل جيد عنده القدرة على الشراء{
• تصريف المنتجات .
• توزيع المنتجات على التجار }المحلات التجارية {

طبيعة وظيفة البيع الشخصي :

هو عبارة عن وسيله لترويج المنتجات بطريقة شخصيه .

1. البحث عن المشتريين أو العملاء المرتقبين .
2. اختيار المنهج البيعي }منهج المؤثر والاستجابة ، منهج الخطوات المنهجية ، منهج إشباع احتياجات العملاء{.
3. جذب الانتباه .
4. الاهتمام بالعميل .
5. إثارة الرغبة .
6. قرار الشراء .
7. المتابعة .

شرح وظائف البيع الشخصي :

    1.  البحث عن العملاء أو المشتريين المرتقبين :

        هو الشخص لا يستهلك منتجات الشركة حالياً ولكن يتوقع أن يستهلكها مستقبلاً.

2. اختيار المنهج البيعي :

·         منهج المؤثر والاستجابة :بأن يقوم رجل البيع بإعطاء المستهلك بعض المغريات ثم النظر في ردت الفعل من المستهلك .

·         منهج الخطوات المنهجية : قيام العميل بشراء ثم الاستهلاك.

·    منهج إشباع احتياجات العملاء:من حيث أن تكون السلع متوافقة مع احتياجات ورغبات المستهلك من حيث شكله المادة الخام التي صنعت منه لونه ماركته الــخ . . .

3. جذب الانتباه :محاولة تشويق العميل بتصميم السلعة بمواصفات وشكل السلعة ويتم التركيز بالمواصفات الخارجية لسلعة وهذا أهم ما يدور بهذه المرحلة .
4. الاهتمام بالعميل :مُراعاة العميل في أموره الخاصة من حيث دخله .
5. إثارة الرغبة : لدى العميل وتحفيزه وحثه لهذه السلعة .
6. قرار الشراء : هو قيام العميل بالشراء واستهلاك السلعة .
7. المتابعة : وهو قيام رجل البيع بالقيام بزيارات للعملاء الذين قاموا بشراء السلعة وصيانة السلع التي تم شرائها وخاصة المشتري الصناعي .

وظائف رجـل البيـع ، يقوم رجـل البيـع بالعـديـد من الـوظائف منها.

·                     البحث عن المشتريين المرتقبين .

·                     الاتصال بالعملاء .

·                     البيع .

·                     تقديم خدمات للعملاء .

·                     جميع المعلومات عن السوق .

صفات رجل البيع :

1-      الثقة بالنفس .

2-      الرغبة في الكسب وربح المال .

3-      القدرة العالية على الأنتاج .

4-      القدرة على التغلب على اعتراضات العملاء .

وظائف ومهام رجل البيع :

1. بيع السلع والخدمات .
2. تقديم النصائح والخدمات للعملاء .
3. كتابة التقارير والاحتفاظ بالسجلات .
4. زيادة العلاقات العامة مع الجمهور .

صفات رجل البيع الناجح :

·  الاستعداد الذهني بالأمور الهامة التي تمكنه من مزاولة نشاط البيع بكفائة.

·  المعرفة التامة بالسلعة وخصائصها .

·  الأخلاص في العمل .

·  تنظيم الذات أي ترتيب الأمور البيعية.

مراحل عملية البيع الشخصي :
اكتشاف العملاء المرتقبين :وهذه المرحلة تميز بين رجل البيع الناجح ، وغير الناجح . ولتسهيل مهمة رجل البيع فى هذا الشأن ، عليه أن يجتهد فى البحث عن العديد من المعلومات التى تساعده فى التعرف على العملاء ، ويمكن أن يحصل على هذه المعلومات من الغرف التجارية ، وسجلات الصناعة ، ودليل التليفونات ، والموردين وغيرهم
بدء العلاقة مع العملاء :    ولبدء العلاقة مع العملاء ، فعلى رجل البيع إنجاز ما يلى:
-تحديد من الأفراد الأساسيين المؤثرين على قرارات الشراء .
-محاولة إقناع العميل وجذب اهتمامه إلى كيفية تهيئة العميل لشراء السلعة.
 تحديد مدى أهمية العميل المرتقب : وفى هذه الخطوة يهتم رجل البيع بالتعرف على درجة أهمية العميل المستهدف ، بمعنى هل يمثل هذا العميل بالنسبة للمنشأة فرصة جيدة أم لا ؟
وتتطلب هذه المرحلة من رجل البيع ، أن يكون جديرا بالقدرة على جمع الحقائق الموضوعية والمعلومات الدقيقة عن العملاء ، ولا يعتمد على آرائه الشخصية فقط .
عرض أو تقديم الرسالة البيعية:
وانطلاقا من كون أن العرض أو التقديم البيعى ، هو جوهر العميلة البيعية ، فعلى رجل البيع إقناع العملاء المستهدفين لكى يكونوا عملاء حقيقيين.
إتمام عملية البيع:
أى الحصول على موافقة العميل النهائية ، وتوقيع العقد ، وتنفيذ الصفقة البيعية .
 خدمات ما بعد البيع:
حيث لا تنتهى وظيفة البيع بمجرد إتمام الصفقة ، فما زال هناك العديد من الخدمات المطلوبة من رجل البيع للعملاء ، مثل تسهيل تسليم الطلبية ، والتأكيد على جودة السلعة ، والإشراف على عمليات التركيب ، والصيانة ، والتدريب … الخ.
وتعتبر هذه الخدمات هامة لإرضاء العملاء ، وضمان استمرار تعاملهم مع المنشأة

في انتظار تعليقاتكم..............