وظائف الإدارة ( الوظيفة الاولى التخطيط )

ç                       وظائف الإدارة ( الوظيفة الاولى التخطيط )

☼           التخطيط

                               ‌أ-      تحديد أهداف معينه ومعرفة أهم سبل تحقيقها .

                         ‌ب-      التخطيط في الوقت الحاضر لما هو مستقبلي .

                           ‌ج-      التنبؤ لما سيكون عليه المستقبل مع الاستعداد لمواجهته .

♣     مميزات التخطيط

                               ‌أ-      يركز على هدف معين .

                              ‌ب-      يهتم التخطيط بالزمن .

                              ‌ج-      أنه مستقبلي لما سيكون عليه العمل .

                               ‌د-      أنه تنبؤي .

♣     فوائد التخطيط :.

                             ‌أ-      يساعد في حل مشكلات المستقبل .

                            ‌ب-      تنظيم العمل .

                           ‌ج-      يساعد على التنسيق بين الأهداف وتحقيقها .

                            ‌د-      يساعد في وضع الأهداف وبوجود الأهداف تحدد الاتجاهات .

                            ‌و-      الرقابة المستمرة على العمل .

♣     أنواع التخطيط :.

حسب الفترة الزمنية :

‌أ-      طويلة الأجل ( 3-10) سنوات .

‌ب-    متوسطة الأجل ( 1-3) سنوات .

‌ج-      قصيرة الأجل ( أسبوعيه ، شهريه ، سنوية ).

♣     التصنيف حسب المستوى الإداري

1/ مستوي الإدارة العليا : تقوم به الإدارة العليا ( الرئيس ، نائب الرئيس )

وتتميز بالبعد الاستراتيجي ( خطة إستراتيجية ) طويلة الأجل .

2/ مستوي الإدارة الوسطى : ويقوم بها مساعدو المدير ورؤساء الأقسام

 وتتميز بالبعد التفصيلي ( خطة تفصيلية أو تكتيكية ) .

3/ التخطيط على مستوي الإدارة الدنيا : ويقوم به المشرفون وتتميز

بالبعد التشغيلي ( خطة تشغيلية ) .

المستوي الإداري	نوع الخطة	فترة الخطة
الإدارة العليا	إستراتيجية	طويلة الأجل
الإدارة الوسطى	تفصيلية وتكتيكية	متوسطة الأجل
الإدارة الدنيا	تشغيلية	قصيرة الأجل

  

 ♣     عناصر التخطيط

‌أ-      الهدف :.

الغاية المراد تحقيقها ويجب أن ترتب الأهداف بشكل هرمي .

* مميزات الأهداف أو الشروط الواجب توفرها في الهدف :

1.    وضوح الهدف .

2.    مشروعية الهدف : أي يتوافق مع العادات والتقاليد .

3.    واقعية الهدف     : أي ممكن التحقيق حسب الإمكانات .

4.    قابلية القياس      : أي أنه قابل للقياس والمتابعة .

♣     القواعد

ما يجب وينبغي القيام به وما لا ينبغي القيام به .

♣     الإجراءات

سلسلة الأعمال والخطوات والمراحل التي يجب أتباعها .

♣     السياسات

الإطار الموجة لعملية تنفيذ القرارات وهي المبادئ والقوانين التي تضعها المؤسسة لكي يسترشد بها العاملون .

♣   خطوات التخطيط

ï   تحديد الأهداف

بوضوح الهدف وواقعيته ومشروعيته (زيادة المبيعات بنسبة10% خلال 3 سنوات).

ï  
جمع المعلومات

جمع المعلومات عن الماضي والحاضر والمستقبل

وتتطلب تقديم ظروف الماضي والمستقبل .

ï   وضع الافتراضات

وذلك بوضع افتراضات معينه حول الظروف

التي يمكن أن يتعرض لها المشروع .

* الافتراضات طرفان :

1/ أن تكون مشجعه وموجبة .

2/ أن تكون مثبطة وسالبة .

ï   تحديد البدائل والاختيار من بينها

مثال ( بدائل لتحقيق هدف زيادة 10% من المبيعات ) .

Θ     البيع بسعر أقل .

Θ     إدخال تغيرات على السلعة .

Θ     البحث عن أسواق جديدة

ï   التنفيذ وتقويم النتائج

وتختص هذه الخطوة بوضع البديل الذي تم اختياره

 موضع التنفيذ وتقويم النتائج .

    

☼           اتخاذ القرارات والعملية الإدارية

Ø   تعريفات اتخاذ القرارات

- الإدارة هي اتخاذ قرارات (اتخاذ القرارات هي صلب العملية الإدارية ).

- جميع المستويات الإدارية تتخذ قرارات من أجل تحقيق هدف المنشأة .

- تعتبر وظيفة اتخاذ القرار هي جوهر ومحور العملية الإدارية فلا فائدة للتخطيط والتنظيم والرقابة بلا وظيفة اتخاذ القرار .

Ø   أنواع القرارات

1-     قرارات طويلة الأجل .

2-     قرارات قصيرة الأجل .

3-     قرارات فورية وسريعة وقرارات تحتاج لفكر وروية .

4-     قرارات فردية وقرارات جماعية .

5-     قرارات إستراتيجية وقرارات خاصة بالأهداف .

6-     قرارات تنظيمية وقرارات إدارية .

7-     قرارات مبرمجة وقرارات غير مبرمجة .

* قرارات مبرمجة : قرارات تتخذ بشكل روتيني وبشكل متكرر في مواقف معينة .

* قرارات غير مبرمجة : قرارات تتخذ في ظل عدم التأكد وتتحمل مخاطر عالية .

Ø   مصادر عدم التأكد في القرارات غير المبرمجة .

ü    الوقت والتكاليف ويعتبران محددان لجمع معلومات كافية .

ü    عوامل اجتماعية وسياسية .

ü    الظروف البيئية .

ü    التغيرات السريعة في التقنية .

مقارنه بين القرارات المبرمجة و القرارات غير المبرمجة
نوع المقارنة	القرارات المبرمجة	القرارات غير المبرمجة
طبيعة المهمة	واضحة	غير واضحة
توفر المعلومات	متوفرة	محدودة
توفر البدائل	متعددة	نادرة / محدودة
المستوى الإداري لمتخذي القرار	الوسطى والدنيا	الإدارة العليا
درجة المخاطرة	قليله	كثيرة
الاعتماد على القواعد والإجراءات	دائماً	نادراً

  

Ø   خطوات اتخاذ القرار:.

1.    تحديد المشكلة ( تشخيص المشكلة ).

2.    جمع المعلومات .

3.    طرح البدائل واختيار البديل المناسب .

4.    تنفيذ الحل .

5.    متابعة تنفيذ الحل .

     

  Ø   الأسلوب الجماعي في اتخاذ القرارات

ù   من أسباب الاعتماد على الأسلوب الجماعي ما يلي

1.   الإبداع : فالمشاركة تؤدي إلي توليد الأفكار وطرح البدائل .

2.    الالتزام بالتنفيذ .

3.  المعلومات : فرئيس الوحدة لا يملك لوحدة جميع المعلومات في المشكلة الجماعية في اتخاذ القرار يؤدي إلي توفير كم هائل من المعلومات .

*           الإيجابيات / المزايا في الأسلوب الجماعي

T    التأكيد على مبدأ الشورى .

T    طرح أكثر من بديل .

T    القبول (الالتزام بالتنفيذ) .

T    رفع الروح المعنوية .

T    الوصول إلي قرارات أفضل .

*           السـلبيات في الأسلوب الجماعي

T    استهلاك الوقت .

T    تستتب المسؤولية .

T    الهيمنة من قبل بعض الأعضاء .